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Diktiersoftware & Wiedergabesystem

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Diktiersoftware setzt sich durch

Auch die kleinen Anwendungen, die es inzwischen schon auf dem Smartphone gibt, fallen im Grunde unter den Begriff Diktiersoftware. Mit ihnen lassen sich Geistesblitze notieren und Nachrichten schreiben. Aber eine besondere Bedeutung hat Diktiersoftware sicherlich im Businessbereich, wenn es darum geht, große Mengen gesprochener Inhalte aufzunehmen und anschließend automatisch transkribieren zu lassen. Dabei nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Krankenhäusern Diktiersoftware ebenso wie Juristen, Rechtsanwalts- und Notarfachgehilfinnen und -gehilfen oder Psychologinnen und Psychologen.

Diktiersoftware und Schreibkräfte?

Auch, wenn – wie in vielen Praxen, Kliniken und Kanzleien noch üblich – Schreibkräfte eingesetzt werden, ist dies mittlerweile kein Grund nicht trotzdem auch Diktiersoftware, die automatisch Sprache erkennt und in Textdokumente umwandelt, zu nutzen. Die erfassten Texte werden von den zuständigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aufgerufen, korrigiert und gegebenenfalls inhaltlich ergänzt oder nach formalen Kriterien weiterbearbeitet. So sparen die Schreibkräfte Zeit und müssen keine Bänder abtippen. Moderne Diktiersoftware, die für die Spracherkennung meist „Dragon naturally speaking“ nutzt, erfasst inzwischen die Inhalte zu 99-100 Prozent fehlerfrei.

Branchenspezifische Diktiersoftware

Außerdem gibt es von dieser Software branchenspezifische Versionen, sodass beispielsweise Juristen und deren Mitarbeiter „Dragon Legal“ nutzen können. Diese Variante der Diktiersoftware zur Spracherkennung soll Rechtsanwälten, Richtern, Staatsanwälten, Justiziaren, Rechtspflegern und anderen mit juristischen Berufen das Leben erleichtern. Gespeichert ist hier beispielsweise ein berufstypischer Wortschatz, der bei Diktiersoftware für andere Branchen nicht von Nöten ist. Zudem lassen sich häufig genutzte Fachwörter, bestimmte Abkürzungen und gewünschte Schreibweisen von den Nutzern zusätzlich abspeichern, sodass die individuellen Bedürfnisse berücksichtigt werden können.

Vorteile von Diktiersoftware

Da – auch wenn von versierten und erfahrenen Schreibkräften geschrieben wird – ein Text immer schneller gesprochen ist, als getippt, sparen die Unternehmen, die Diktiersoftware nutzen, Zeit, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter andere Dinge bearbeiten können oder es können sogar insgesamt weniger Mitarbeiter eingesetzt werden, als früher ohne diese Art von Software nötig waren. Für die Ausführung von Routineaufgaben können auch Sprachbefehle genutzt werden, die ebenfalls dabei helfen, Zeit zu sparen. Da die Nutzerfreundlichkeit dieser Diktiersoftware heute sehr gut ist und die Oberflächen ansprechend und branchenspezifisch gestaltet sind, fällt es allen Anwenderinnen und Anwendern leicht, sie so oft es geht, einzusetzen. Für digital Diktierende ändert sich sowieso nichts: Das aufgenommene Diktat wird über die Schnittstelle in den PC geladen und die DSS-Dateien (digital speech standard) können aus dem Programm heraus aufgerufen und weiterbearbeitet werden. Lediglich am Anfang muss sich die Software quasi an die persönliche Sprechweise des Diktierenden gewöhnen, damit die Spracherkennung optimal funktioniert. Dies ist auch nach Updates der Fall, nimmt aber inzwischen nur noch wenig Zeit in Anspruch, da die Diktiersoftware so weit ausgereift ist.

Diktiersoftware unterstützt den Workflow

Auch für den gesamten Workflow hat Diktiersoftware Vorteile. Durch Angaben zum Status lässt sich stets erkennen, welche diktierten Texte schon bearbeitet sind und welche noch ausstehen. Selbst Angaben zu Fristen sind hier möglich. Ein ausgeklügeltes System, bei dem sich Minicassetten in verschiedenen Stapeln mit Fristzetteln auf den Tischen der Schreibkräfte auftürmen, ist somit nicht mehr nötig und so kommt zu dem papierlosen Büro künftig auch ganz sicher ein bänderfreier Arbeitsplatz, an dem nichts verloren gehen kann.